Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Uwierzytelnij się w KSeF kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został uruchomiony 1 stycznia 2022 r. Jest to rządowy system teleinformatyczny umożliwiający obieg faktur. W systemie wystawisz oraz udostępnisz faktury ustrukturyzowane, w formacie xml zgodne z szablonem e-Faktury FA wydanym przez Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) w systemie ePUAP.
Aktualnie przedsiębiorca ma wybór i może korzystać z KSeF i w nim wystawić fakturę ustrukturyzowaną poprzez aplikację Podatnika KSeF. Wciąż może także wystawiać faktury papierowe albo faktury elektroniczne w swoim dotychczasowym systemie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076

Harmonogram wdrożenia KSeF

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur przebiega etapowo – zgodnie z nowym harmonogramem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów:

• • 1 lutego 2026
    Obowiązek wystawiania e-faktur (etap I)
    Dotyczy dużych firm – z rocznym obrotem powyżej 200 mln zł brutto (w 2024 roku).
  • 1 kwietnia 2026
    Obowiązek wystawiania e-faktur (etap II)
    Dotyczy wszystkich pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych)
  • 1 stycznia 2027
    Obowiązek dla „wykluczonych cyfrowo”
    Mikrofirmy (np. faktury do 450 zł, obrót do 10 tys. zł miesięcznie).

Kogo dotyczy KSeF?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy:

• • wszystkich czynnych podatników VAT,
  • podatników zwolnionych z VAT (w ujęciu krajowym),
  • podatników z identyfikatorem NIP korzystających z procedury OSS,
  • mikroprzedsiębiorców – w zależności od etapu wdrożenia.

Wyłączenia:

• • Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności (B2C) – KSeF nie dotyczy,
  • Faktury VAT-RR (rolnicy ryczałtowi) – będą mogły być wystawiane dobrowolnie od 1 kwietnia 2026.

Jak korzystać z KSeF z wykorzystaniem kwalifikowanych certyfikatów? Wystarczą 3 proste kroki!

1. Załóż indywidualne konto w KSeF.

2. Uwierzytelnij firmę lub osobę fizyczną uprawnioną do obsługi faktur za pomocą:

– kwalifikowanego podpisu elektronicznego (po wskazaniu osoby fizycznej  do korzystania z KSeF w US – potrzebny druk ZAW-FA)

– kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (bez zgłaszania w Urzędzie Skarbowym) , nie zawiera danych osoby fizycznej

3. Wystawiaj, otrzymuj i przechowuj faktury ustrukturyzowane w KSeF

Kwalifikowany podpis elektroniczny

W ofercie Certum znajdziesz kwalifikowany podpis elektroniczny na kartę oraz mobilny kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign, które pozwolą Ci bezpiecznie dokonać swojego uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna

Podmiot, który nie jest osobą fizyczną, np. jest firmą, może uwierzytelnić się w systemie KSeF podczas zakładania konta za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jeśli jej nie posiada, konieczne jest złożenie zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (zawiadomienie ZAW-FA), w którym wyznacza się przedstawiciela – osobę fizyczną – do korzystania z KSeF w imieniu firmy.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna posłuży również do uproszczenia procesu nadawania pierwotnych uprawnień w KSeF, gdy podatnik nie jest osobą fizyczną. Oznacza to, że w przypadku posiadania przez osoby prawne kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP, można korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

Klienci, którzy chcą mieć pieczęć działającą w systemie EPREL, powinni w trakcie wnioskowania dodać numer KRS w certyfikacie.
Natomiast dla systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur) wymagany jest numer NIP podmiotu.
Można umieścić oba identyfikatory (KRS i NIP) w jednym certyfikacie – dzięki temu pieczęć będzie działać w obu systemach.

• W danych do certyfikatu wybierz KRS jako „Identyfikator organizacji” i zaznacz jego widoczność.
• Nie usuwaj numeru NIP, jeśli chcesz korzystać z pieczęci w KSeF.

Rodzaje pieczęci elektronicznej:

1. Pieczęć elektroniczna Certum Mini

2. Pieczęć elektroniczna Certum w chmurze (Usługa nie jest skierowana do zastosowań M2M oraz masowego podpisywania e-dokumentów.)

Potwierdzenie tożsamości 

Aktywacja certyfikatu dla pieczęci lub podpisu elektronicznego wymaga potwierdzenia tożsamości osoby, która jest upoważniona do odbioru pieczęci lub podpisu na potrzeby Firmy, działalności ( stąd wypełnienie wniosku – wniosek PL – wniosek ENG

Możesz to zrobić w prosty sposób:
* potwierdzenie tożsamości na osobistym spotkaniu, lub
* Weryfikacja zdalna
W tym celu przygotuj dowód osobisty, paszport, mDowód lub polską kartę pobytu oraz komplet dokumentów. Usługa świadczona jest odpłatnie, zgodnie z obowiązującym w wybranym miejscu cennikiem.

Pieczęć elektroniczna to usługa zaufania służąca do pieczętowania dokumentów elektronicznych, która w odróżnieniu od podpisu elektronicznego, nie zawiera danych osoby fizycznej a jedynie dane podmiotu posiadającego osobowość prawną (tj. firmy, organizacji, podmiotu administracji publicznej). Usługa jest zgoda z europejskim rozporządzeniem eIDAS

Tak jak w przypadku wydania podpisu elektronicznego, dla pieczęci wydawany jest certyfikat, który po wydaniu należy pobrać oraz zainstalować.

W razie pytań jesteśmy do dyspozycji pod numerem +48 583331000 lub pod adresem e-mail
biuro@e-centrum.eu