Uwierzytelnij się w KSeF kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został uruchomiony 1 stycznia 2022 r. Jest to rządowy system teleinformatyczny umożliwiający obieg faktur. W systemie wystawisz oraz udostępnisz faktury ustrukturyzowane, w formacie xml zgodne z szablonem e-Faktury FA wydanym przez Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) w systemie ePUAP.
Aktualnie przedsiębiorca ma wybór i może korzystać z KSeF i w nim wystawić fakturę ustrukturyzowaną poprzez aplikację Podatnika KSeF. Wciąż może także wystawiać faktury papierowe albo faktury elektroniczne w swoim dotychczasowym systemie.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076
Harmonogram wdrożenia KSeF
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur przebiega etapowo – zgodnie z nowym harmonogramem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów:
- 1 lutego 2026
Obowiązek wystawiania e-faktur (etap I)
Dotyczy dużych firm – z rocznym obrotem powyżej 200 mln zł brutto (w 2024 roku). - 1 kwietnia 2026
Obowiązek wystawiania e-faktur (etap II)
Dotyczy wszystkich pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych). - 1 stycznia 2027
Obowiązek dla „wykluczonych cyfrowo”
Mikrofirmy (np. faktury do 450 zł, obrót do 10 tys. zł miesięcznie).
Kogo dotyczy KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy:
- wszystkich czynnych podatników VAT,
- podatników zwolnionych z VAT (w ujęciu krajowym),
- podatników z identyfikatorem NIP korzystających z procedury OSS,
- mikroprzedsiębiorców – w zależności od etapu wdrożenia.
Wyłączenia:
- Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności (B2C) – KSeF nie dotyczy,
- Faktury VAT-RR (rolnicy ryczałtowi) – będą mogły być wystawiane dobrowolnie od 1 kwietnia 2026.
Jak korzystać z KSeF z wykorzystaniem kwalifikowanych certyfikatów? Wystarczą 3 proste kroki!
- Załóż indywidualne konto w KSeF.
2. Uwierzytelnij firmę lub osobę fizyczną uprawnioną do obsługi faktur za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
3. Wystawiaj, otrzymuj i przechowuj faktury ustrukturyzowane w KSeF
Certyfikaty kwalifikowane do uwierzytelnienia w KSeF
CCK KSeF wydaje dwa rodzaje certyfikatów, odrębnie do:
uwierzytelnienia w KSeF,
realizacji operacji w trybie offline, w tym do opatrzenia faktury linkiem/kodem QR, służącym do weryfikacji
tożsamości wystawcy faktury.
W celu łatwego odróżnienia zastosowań certyfikatów, w polu CN (nazwa powszechna) dodawany jest wyróżnik
o treści odpowiednio: „uwierzytelnianie” lub „offline”.
Wnioskowanie o certyfikat jest realizowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur:
od 1 listopada 2025r. do 31 stycznia 2026r. poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień KSeF,
od 1 lutego 2026r. poprzez Aplikację Podatnika KSeF lub przez aplikacje wykorzystujące dedykowaną do tego
funkcjonalność API KSeF.
Certyfikaty KSeF mogą być wydane wyłącznie osobom lub podmiotom, które poprawnie uwierzytelniły się
w KSeF za pomocą:
kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
podpisu zaufanego (weryfikowanego Profilem Zaufanym ePUAP)
Certyfikat KSeF będzie ważny nie dłużej niż 2 lata od:
daty podanej we wniosku o wydanie certyfikatu KSeF, lub
od daty wydania certyfikatu KSeF, jeśli we wniosku nie podano daty początkowej okresu ważności certyfikatu
WNIOSKOWANIE O CERTYFIKAT POPRZEZ APLIKACJE KSEF
Po prawidłowym zalogowaniu się w KSeF należy przejść do zakładki „Certyfikaty”, a następnie wybrać opcję
„Wnioskuj o certyfikat”. Dane Subskrybenta zostaną automatycznie pobrane podczas logowania się do aplikacji.
Subskrybent powinien upewnić się, że loguje się na właściwy kontekst KSeF, przed rozpoczęciem wnioskowania
o certyfikat.
Nie jest możliwe uzyskanie certyfikatu do obu zastosowań jednocześnie, tzn. do uwierzytelniania i obsługi trybu
offline. Subskrybent wybiera zastosowanie każdego z certyfikatów podczas wnioskowania.
Podczas wnioskowania generowana jest unikalna para kluczy. Klucz prywatny jest tajny i nie jest przekazywany do
CCK KSeF. Klucz publiczny jest przekazywany do certyfikacji razem z żądaniem zawierającym dane Subskrybenta.
Dla generowanych obiektów Subskrybent definiuje:
- nazwę własną, która będzie prezentowana w KSeF na liście certyfikatów Subskrybenta,
- hasło zabezpieczające klucz prywatny,
Kwalifikowany podpis elektroniczny
W ofercie Certum znajdziesz kwalifikowany podpis elektroniczny na kartę oraz mobilny kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign, które pozwolą Ci bezpiecznie dokonać swojego uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Podmiot, który nie jest osobą fizyczną, np. jest firmą, może uwierzytelnić się w systemie KSeF podczas zakładania konta za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jeśli jej nie posiada, konieczne jest złożenie zawiadomienia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (zawiadomienie ZAW-FA), w którym wyznacza się przedstawiciela – osobę fizyczną – do korzystania z KSeF w imieniu firmy.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna posłuży również do uproszczenia procesu nadawania pierwotnych uprawnień w KSeF, gdy podatnik nie jest osobą fizyczną. Oznacza to, że w przypadku posiadania przez osoby prawne kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP, można korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.
Zamawiasz certyfikat pieczęci na potrzeby rejestracji podmiotu w systemie EPREL - w danych do certyfikatu wybierz KRS jako „Identyfikator organizacji”.
Klienci, którzy chcą mieć pieczęć działającą w tym systemie EPREL, powinni w trakcie wnioskowania:
odznaczyć widoczność NIP (podmiotu) w certyfikacie (który jest domyślnie zaznaczony jako widoczny)
zaznaczyć widoczność KRS w certyfikacie (który jest domyślnie odznaczony - nie jest widoczny w certyfikacie)
zaznaczyć widoczność KRS w certyfikacie (który jest domyślnie odznaczony - nie jest widoczny w certyfikacie)Uwaga: W przypadku wydania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur), certyfikat musi zawierać numer NIP podmiotu. Brak NIP-u uniemożliwia prawidłową identyfikację w systemie KSeF i może skutkować brakiem akceptacji certyfikatu
Rodzaje pieczęci elektronicznej:
- Pieczęć elektroniczna Certum Mini
- Pieczęć elektroniczna Certum w chmurze (Usługa nie jest skierowana do zastosowań M2M oraz masowego podpisywania e-dokumentów.)
- Certum Pieczęć Gateway – usługa dedykowana
Zawiera wdrożenie po stronie klienta dedykowanego, bezpiecznego kanału komunikacji w postaci infrastruktury Gateway oraz realizację pieczętowania elektronicznie w ramach prywatnej chmury urządzeń HSM Certum. - Certum Pieczęć HSM – usługa dedykowana
Zawiera przygotowanie oraz wdrożenie urządzenia klasy HSM (Hardware Security Module) z pieczęcią elektroniczną w ramach dedykowanej infrastruktury IT po stronie klienta. Istnieje możliwość dostarczenia rozwiązania na nowym urządzeniu klasy HSM jak również konfiguracja i instalacja na urządzeniu klienta.
[su_divider top=”no” divider_color=”#cbcbcb” link_color=”#cbcbcb” size=”1″ margin=”40″]
